แบบว่า … เลขา-มืออาชีพ .. พ… ^^


ต อ น เ ด็ ก ๆ …เด็กจริง ๆ… สมัยประถม – ม. ต้น นู่นเลย … ^^”…… จำได้ว่ามีคนเคยบอกว่า … เ ร า ล า ย มื อ ส ว ย … น่ า ไ ด้ ไ ว้ เ ป็ น เ ล ข า ….


โ ต ขึ้ น ม า นิ ด นึ ง …. สมัยอยู่มหา’ลัย … เ ค ย มี ค น ไ ด้ เ ร า ไ ว้ เ ป็ น เ ล ข า จ ริ ง ๆ . . . แต่ว่าเป็นเลขาชมรม — ไม่ใช่เลขาส่วนตัว … เพราะว่าเราลายมือสวยกว่าเขาหน่อยนึง (… มั้ง ?..) … ^^”….


ม า ต อ น นี้ เ ริ่ ม จ ะ แ ก่ แ ล้ ว (… หรือเปล่าหว่า ?… ^^”…) ลายมือก็ห่างจากคำว่าสวยไปไกลมาก … ^^”…เพราะชีวิตปกติใช้การพิมพ์มากกว่าเขียน ( Hey, แต่ก็เคยมีคนบอกเราอยู่เรื่อยเลยนะ … ว่าพิมพ์งานไว – ท่าทางโปร ฯ …. ^^”… – แ ต่ -….. ส่วนใหญ่คนที่พูดแบบนี้ – คือคนที่พิมพ์ดีดแบบสัมผัสไม่เป็นนะ — เพราะถ้าใครพิมพ์สัมผัสเป็นจะรู้ว่า speed อย่างเรานี่เรียกว่าธรรมดา ๆ มาก — และเราควรจะเคาะแป้นคอมพ์เบากว่านี้เพราะแป้นคอมพ์มันไม่ใช่แป้นพิมพ์ดีดรุ่นคุณปู่ (… – เพราะเครื่องที่เราใช้หัดพิมพ์เป็นเครื่องที่พ่อเราเคยใช้เชียวนะ … ว่าจะขึ้นทะเบียนเป็นโบราณวัตถุแล้ว … ^^”..) เคาะเบา ๆ มันก็ไป … 555…… น่ า แ ป ล ก ใ จ ที่ ก็ ยั ง มี ค น อ ย า ก ไ ด้ เ ร า เ ป็ น เ ล ข า ! ………. ^^… หรือว่าคนเคยผ่านคณะอักษรฯ มา — มันจะมี feature เลขาติดตัวกันมาทุกคนหรือเปล่าก็ไม่รู้ — เพราะว่าตอนเรียนถูกบังคับให้อ่าน – เขียนหนังสือเยอะ ….. จริง ๆ ก็เพิ่งมีเพื่อนรุ่นเราคนนึงได้รางวัลเลขาดีเด่นของปีนี้ — แต่รายนั้นเขาเก่งกว่าเราเยอะมาก ๆ ตั้งกะยังเรียนอยู่แล้วง่า ……… ^^”………….


…….. อ้อ … แต่ก็ต้องทำความเข้าใจกันก่อนนิดนึงว่า — เลขาในระบบราชการนี้มันมีหลายแบบน่อ ……. – เ ล ข า ห น้ า ห้ อ ง – น่ะ…….. คาดว่าคงไม่มีใครอยากได้เราไปเป็นหรอก ….. ^^”……. เพราะว่าเราไม่ค่อยรับแขก — ไม่ค่อยละเอียดรอบคอบ … แล้วก็ไม่แม่นระเบียบราชการด้วย (… หนังสือเขียนเองยัง format ผิดประจำ … หุ หุ … )………- เ ล ข า ใ น ที่ ป ร ะ ชุ ม – .. อันนี้ใครเข้ามาใหม่ ๆ ก็มักจะได้ทดลองทำกันเป็นงานแรก ๆ ทั้งนั้น — เพราะเป็นวิธีที่ทำให้เรียนรู้งานได้เร็วดี …. แล้วก็ทำให้หัวหน้างานประเมินฝีมือได้ว่าเด็กใหม่ผู้นี้มีความสามารถเป็นอย่างไร …… อันนี้ก็เคยมีคนประเมินเราว่า – ทำ ใ ช้ ไ ด้ — แต่เดี๋ยวนี้ไม่ค่อยได้ทำแล้ว — เพราะพอมีเด็กใหม่เขามาใหม่เขาก็ให้เด็ก ๆ ทำแทน ……..ส่วนแบบสุดท้ายที่ปีนี้ดูเหมือนว่าเราจะได้เป็นบ่อยคือ – เ ล ข า นุ ก า ร ค ณ ะ ผู้ แ ท น – เวลาไปต่างประเทศ…… อันนี้ชอบมีคนคิดว่าเป็นแล้วสนุก — เพราะได้ไปเที่ยว (และบินฟรี — มีเบี้ยเลี้ยง …^^”… )…….. – แ ต่ – …. ถ้าอยากรู้ว่า – ส นุ ก – แค่ไหน ….ลองถามคนที่เป็นเลขาฯ คณะผู้แทนดูก่อนดีกว่า …. หาไม่ยากหรอก — ใครที่เป็นเจ้าของโครงการ (… ถ้าเป็นเอกชนน่าจะเทียบได้ประมาณ Project Manager มั้งคะ — แต่เป็น project เล็ก ๆ หน่อยอะ — ไม่ถึงขนาดโครงการพันแปดร้อยล้าน) ที่เกี่ยวข้องกะต่างประเทศมักจะเคยได้เป็นกันทั้งนั้น … ปีละครั้ง – สองครั้ง …….. อย่างเรานี่รับผิดชอบสองโครงการ — จริง ๆ แล้วก็ควรได้เป็นปีละสองครั้งเท่านั้น ……. แต่พอดีโครงการนึงของเราคือ ASEAN มันประชุมบ่อย (… ได้ข่าวว่าถ้านับหมดทุกกรอบความร่วมมือของ ASEAN — จะรวมได้ประมาณ 800 ประชุมต่อปีเลยนะ ……. ^^”…) ก็เลยต้องไปบ่อย …. ไม่ใช่เพราะเก่ง — แต่เพราะถ้าไม่ใช่เจ้าของโครงการไปมันจะไม่รู้เรื่องต่างหากเล่า ……..


( อ ย า ก ) เ ป็ น เ ล ข า นุ ก า ร ค ณ ะ ผู้ แ ท น ต้ อ ง ทำ อ ะ ไ ร ( บ้ า ง ) ?


ก่ อ น จ ะ ไ ด้ ไ ป เ ที่ ย ว … ต้องเตรียมตัวเตรียมใจไว้ก่อนว่า – คุ ณ ต้ อ ง รู้ เ รื่ อ ง อ ะ ไ ร ก็ ต า ม ที่ เ ค้ า จ ะ ป ร ะ ชุ ม – เป็นอย่างดีมาก ๆ ๆ …….. อาจจะมีคนเถียงเราว่าบางคนไม่เห็นรู้เรื่องอะไรเลย — ทำไมได้ไป? ……..คือเค้าอาจจะไปในตำแหน่งอื่นไง — เช่นเป็นผู้แทน (delegate) คนนึง ….. อะไรงี้ ……. แต่ไม่ใช่ตำแหน่งเลขา ฯ — เพราะคนอื่นถ้าไม่รู้อะไร — เขาก็จะมาถามเอากะเลขาฯ อะ …. – ถ้ า เ ล ข า ไ ม่ รู้ เ รื่ อ ง – ก็คงจะเจ๊งทั้งคณะนั่นแหละ ……. ^^”………..


เมื่อเป็นผู้ที่รู้เรื่องดีที่สุด — ก็ย่อมจะต้องมีหน้าที่ทำให้ชาวบ้านเขารู้เรื่องด้วย — จริงไหม ?… – ดั ง นั้ น – .. เลขาก็จะมีหน้าที่เตรียมเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวกะการประชุมให้ผู้แทนทุกคน ….. – ถ้ า มั น มี เ ย อ ะ ม า ก — ก็แยกเป็นชุด ๆ ไว้ก็ได้ — ว่าชุดนี้อ่านเป็นข้อมูลเฉย ๆ — ชุดนี้ต้องเอาไปด้วย — ชุดนี้มีสำรองไว้เผื่อถูกเรียกถาม –……… – ห า ก แ บ ก ไ ป ทั้ ง ห ม ด แ ล้ ว ดู เ ห มื อ น บ้ า ห อ บ ฟ า ง – … (… มีบางคนที่ที่ทำงานเราเป็นอย่างนั้นจริง ๆ – แบบว่าประสาทเสียจัด — กลัวนายถามหานู่นหานี่แล้วไม่มี … 555…) เขาให้เอาใส่ laptop ไป ……. มันเรียกข้อมูลขึ้นมาง่ายกว่าด้วย – แต่เอาเครื่องเบา ๆ หน่อยแล้วกันเพราะมันต้องถือตลอด ……….. print ไว้แค่อะไรที่จำเป็นต้อง note อย่างวาระการประชุม — หรืออะไรบางอย่างที่ – พ ว ก ท่ า น ๆ – อาจจะทำหาย – เช่น speech, statement, talking points หรืออะไรที่อาจจะมีคนมาขอ เช่นพวก country report, รายชื่อคณะผู้แทน — อะไรอย่างนี้ก็พอ……..


นอกจากนี้ – ร า ย ล ะ เ อี ย ด ด้ า น ก า ร บ ริ ห า ร จั ด ก า ร ที่ เ กี่ ย ว กั บ ก า ร ป ร ะ ชุ ม — ประมาณว่า … เครื่องบินเที่ยวไหน ขึ้น – ลง กี่โมง ต่อที่ไหน (ถ้ามี) คณะผู้แทนมีกี่คน พักโรงแรมไหน ประชุมเริ่มกี่โมง ห้องอะไร ลงทะเบียนที่ไหน — ก็ควรต้องรู้ –ถ้ารู้สึกว่ามันลำบากมาก – จำไม่ไหว — ควรจะเอาเพื่อนไปด้วยสักคนจะได้ช่วยกันจำ …….. แต่ถ้างบประมาณมันไม่ได้ – ก็ต้องทำใจ – จดเอาแล้วกัน … ปกติแล้วมันไม่ได้วุ่นวายเท่าไหร่หรอก… ถามผู้จัดการประชุมเขาก็บอก………


เ มื่ อ ถึ ง ที่ ป ร ะ ชุ ม แ ล้ ว ทำ อ ย่ า ง ไ ร ? …. นอกจากเรื่อง basic …basic ประมาณหาที่นั่งตัวเองและท่าน ๆ ให้เจอ (… ส่วนใหญ่แล้วเขาจะมีป้ายบอกค่ะ …) ถ้าเป็นการประชุมที่มีการใช้ presentation ก็จะต้องไปหาเครื่องคอมที่จะใช้ present ให้เจอ …..จะได้เอา file ไปใส่ไว้เลย หรือถ้าจะใช้ notebook ของตัวเอง — จะได้ดูว่าต้องต่อหรือ set อะไรยังไง — โดยเฉพาะพวกไม่ถูกกะเทคโนโลยีสักเท่าไหร่เช่นเรา……… ^^”……. เพราะหากรอให้ถึงตอนที่ – ท่ า น ๆ – จะ present แล้วเอาไปให้เขา — มันมักจะไม่ทัน ………. ^^”……….



….เ ล ข า จ ะ ต้ อ ง ต า ม น า ย แ ค่ ไ ห น ?..……. จะตามประกบเลยก็ได้ — แต่ถ้าใครไม่อยากใกล้ชิดผู้ใหญ่มากนัก …… จะอยู่ห่าง ๆ หน่อยเขาก็ไม่ว่า — แต่อย่าให้ห่างขนาดมองไม่เห็น — ไม่งั้นเขาจะเรียกถามอะไร – หรือจะเอาอะไรแล้วไม่เจอ .. คุณนั่นแหละจะลำบาก — จะไม่ได้เกิดเอาได้ง่าย ๆ ……. ^^”…….. ส่วนใหญ่เขาเลยมักจะเดินตามเลยไงเพราะชัวร์ดี ….. แต่ถ้ามีหลาย ๆ คนก็ผลัดกัน – หรืออยู่ห่าง ๆ กันหน่อยก็ได้ — ไม่ต้องตามไปทั้งฝูง — เดี๋ยวนายตกใจ ……… ^^”……….


ถ่ า ย รู ป … ถ่ า ย รู ป … ไม่ต้องไปสนใจว่า – ท่ า น ๆ – จะชอบหรือไม่ — ถึงไงเราก็จะต้องเอารูปมาทำรายงานการประชุมอยู่ดี — ยิ่งถ้า – ท่ า น ๆ – อยู่บนเวที — ให้เดินไปรอได้เลย — ไม่ต้องคิดมาก …. ยิ่งเดี๋ยวนี้มีกล้อง digital ถ่ายมาแล้วไม่ได้ใช้ — มันยังดีกว่าไม่มีโอกาสได้เลือกรูป …… ถ้าเป็นการประชุมที่เขาเรียกขึ้นเวทีตามลำดับตัวอักษรนี้ยิ่งง่าย ……..อย่างอาเซียนนี่ — พอเรียก Singapore ปุ๊บ — เราจะรู้เลยว่าลำดับต่อไปต้องเป็น Thailand …. เรากะน้อง Sofia ที่เป็นเลขาของสิงคโปร์เลยเดินชนกันประจำไง …….. ^^”……..


….ร า ย ง า น ก า ร ป ร ะ ชุ ม ต้ อ ง เ ส ร็ จ เ มื่ อ ไ ห ร่ ?…….. ตาม – ร ะ เ บี ย บ ร า ช ก า ร – ต้องเสร็จภายใน 2 อาทิตย์พร้อมเคลียร์เงิน …ซึ่ง – ใ น ค ว า ม เ ป็ น จ ริ ง – แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยถ้าต้องทำคนเดียว …. แค่เคลียร์เงินก็มึนแล้ว ……… – ห า ก อ ย า ก ทำ ใ ห้ ทั น -….. ควรหาคนเคลียร์เงินคนนึง — ทำรายงานการประชุมคนนึงแล้วมันจะทัน ……. ^^………เค้าไม่เอาอะไรมากหรอก — แค่สรุปสอง – สามหน้าก็พอ …. หากอยากได้ละเอียดฝ่านั้น … ค่อยมาแกะเอาทีหลัง ……. ^^…………


…. เห็นมั้ย … เห็นมั้ย…ว่าไอ้ที่เราบินไปบินมาบ่อย ๆ เนี่ย — เราไม่ได้ไปเที่ยว (… อย่างเดียว …… ^^”….) งานการเราก็ทำเหมือนกันนะ — และตอนนี้เราคงต้องขอตัวไปปั่นงานส่ง ‘จารย์ (…. ส่งวันที่ 29 ยังไม่เสร็จเลย – จะผ่านมั้ยเนี่ย … ^^”…) และรายงานการประชุมก่อน — ไว้เสร็จเมื่อไหร่ – จะมาเล่าเรื่องเวียดนามให้ฟังจ้า …….. ^^……….

About jeenina

I'm a Thai government official currently affiliated with the Ministry of Justice of Thailand. I've got my degrees in English (1st degree) and Political Science (Masters and PhD). I love travelling, art, literature and philosophy. I currently live in Bangkok, Thailand.
%d bloggers like this: